COMO DEFENDERNOS DEL TIRANO

18 Oct COMO DEFENDERNOS DEL TIRANO

Hoy, más que nunca, debemos ser expertos en el manejo del tiempo. No obstante, frecuentemente  nos hundimos   en la movediza arena de lo urgente y lo importante.  Una dualidad que nos asola.

No exageramos cuando decimos que aquí podríamos encontrar  la gran diferencia entre el  hombre de éxito y el fracasado. Todos tenemos veinticuatro horas al día, la diferencia radica en cómo invertimos cada  hora, minuto, y segundo de estas veinticuatro horas. La sutil diferencia se encuentra en establecer claramente que es lo urgente y que es lo importante.

Si  en más de las veces te encuentras apagando incendios, atendiendo crisis, resolviendo problemas urgentes,  dando los últimos toques a proyectos que se vencen,    esto quiere decir que estás orbitando en  torno a lo urgente.  Girando en el  círculo vicioso de: no tengo tiempo porque tengo muchas cosas que atender, y tengo tantas cosas que atender  que   no tengo tiempo.

Existen mil propuestas de cómo manejar el tiempo, desde el  simple consejo de Ivee Ly,  por el que recibió un jugoso cheque, cuando en forma desprevenida en una servilleta a unos de sus acaudalados clientes le aconsejo, la fórmula 80-20, donde se le invita a trabajar con el principio de Pareto: en el 20% de las tareas  está el 80% de la importancia de todo lo que tienes que realizar.  Hasta las más complejas  que sugieren el manejo de diarios,  planteadas por Peter Drucker y  su alumno Joseh Tricket, que por lo dispendiosas tal vez nunca las vallamos a aplicar,  pues esto implica tomar tranquilamente unos días, bajarnos del tren bala – en el cual andamos montados desde hace rato-  y empezar un proceso de evaluación sobre la inversión real  de nuestro tiempo.

Hace varios  años Stephen Covey planteó en su libro  “Los 7 principios de la gente Altamente efectiva”, la utilización del tiempo,  plasmado en un plano cartesiano, aún hoy,  dicho planteamiento tiene vigencia, te lo recuerdo:

Cuadrante I: urgente- importante (crisis, problemas urgentes, proyectos que se vencen).

Cuadrante II No Urgente- Importante (actividades de prevención, ejercicio físico, construir relaciones,  planificar, recreación  y descanso).

Cuadrante III urgente – no importante (interrupciones, informes, correo, algunas reuniones, atender lo inmediato)

Cuadrante IV: No urgente- No importante (trivialidades, ajetreo, pérdida del tiempo, actividades desagradables).

Haz la evaluación de cómo inviertes tu tiempo,  el ideal está ubicado en el cuadrante II: Importante- no urgente,  desde allí cultivas la proactividad: tomas la iniciativa, eres responsable,   aumentas la efectividad. Las crisis y problemas se reducen, piensas con anticipación. Tener el 80% de efectividad y el 20% de actividad, supone aprender a decir: NO.

La regla de oro para impedir que te sientas “abrumado” con todas las tareas que debes realizar es ponerlo todo en blanco y negro.  Esto es,   simplemente  llevar al papel todas las tareas que debes realizar, sin dejar absolutamente nada por fuera.  Incluye las relacionadas con tu actividad laboral, también los compromisos de orden familiar y social, no importa que la lista sea larga.  Este primer paso es lo que yo llamo “limpieza mental”, las tareas en la cabeza se convierten en una especie de monstruo con tridente  que aguijonea a todo instante y distrae.  Cuando aterrizas  las ideas, cuando las vacías en el papel, tienes  una nueva perspectiva de ellas y   muchas veces te vas a encontrar  con la grata sorpresa  de que no es tanto lo que tienes  que hacer. En la mente las cosas se magnifican,  visualizarlas plasmadas en el papel dejan de tener ese atmósfera  monstruosa y aplastante.

El siguiente paso será el de priorizar, cuando priorizamos entramos a categorizar lo que es urgente y lo que es importante.  Aquí está el quid de la cuestión: las cosas urgentes son para ¡hacerlas ya!, no admiten dilación alguna; las cosas importantes se refieren a cuestiones de mayor envergadura comprometen el futuro de la organización, tu carrera profesional, la familia o el círculo social,  requieren de planeación, no admiten improvisaciones.

A veces los límites entre lo urgente y lo importante son absolutamente próximos, si estas atravesando por una crisis de liquidez financiera, urgente será que recaude cartera para poder atender compromisos en el corto plazo, lo importante será buscar fuentes para hacer una inyección de capital.

En la lista de cosas por hacer también podrás encontrar con que hay cosas que podrás delegar a otros, hazlo, pero eso si síguele la pista,  de lo contrario esa tarea  continuará bailando en tu cabeza como una gran preocupación.

La lista podrá ser nutrida en cualquier momento, no importa el lugar, si algo que no está en la lista te viene a la mente ¡aterrízalo! en una hoja de papel y luego llévelo a su lista de cosas pendientes por hacer,  desde allí, de nuevo,  prioriza. Es simple, no fácil, pruébalo y defiéndete del tirano.